BELEDİYEMİZ ELEKTRONİK BELGE YONETİM SİSTEMİNİ BAŞLATTI
Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı belediye içerisinde elektronik belge yönetim sistemi uygulamasını başlattı. Uygulama kapsamında tüm birimler ile ilgili iç ve dış yazışma işlemleri otomosyon üzerinden gerçekleşecek.
Ayrıca eski belgeler de dijital ortama alınmış olup bundan sonraki süreçte tüm evraklar dijital ortamda tutulacak.
Bununla birlikte elektronik imza da belediyemiz bünyesinde kullanılmaya başlanmıştır.
Otomasyon sistemiyle hem zaman kaybının önüne geçilecek, hem de kırtasiyeciliği ortadan kalkmış olacak.
Bu kapsamda Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Elektronik Belge Yönetimi ile ilgili Belediye çalışanlarına eğitim düzenlemiştir.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kurulumu ile, kağıt ve kalem kullanımı olmaksızın;
ı- Kurumun hazırlayacağı evraklar elektronik ortamda hazırlanır.
2- Evraklar güvenli elektronik imza ile imzalanır.
3- Evrak ve eklerini içeren tüm belgeler ve dokümanlar elektronik ortamda dolaşıma sunulur.
4- imza sahipleri, yer ve zaman mefhumu olmaksızın belgelere internet erişimi bulunan heryerden ulaşabilir ve evrakları güvenli elektronik imza ile imzalayabilir.
5- Ekleri ile birlikte evraklar elektronik ortamda transfer edilir.
6- insan müdahalesi en aza indirilmek sureti ile yapılan tüm yazışmalar resmi yazışma kurallarına uygun olarak hazırlanır.
7- Üretilen tüm evraklar sistem tarafından elektronik olarak Saklama Planlarına uygun şekilde arşivlenir, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne gönderilir ve süresi dolan evraklar imha edilir.
SİSTEMİN AVANTAJLARI;
1- Kağıt kullanımı olmayacağından kağıt masrafı ortadan kalkar.
2- Arşivleme elektronik ortamdayapılacağındanarşivleme için gerekli olan tüm materyaller (dolaplar, dosyalar, arşiv odası, vs...) azalır.
3- istenilen her türlü belgeye istenildiği zaman ve istenildiği yerden hızlı bir şekilde ulaşılabilir.
4- Evrakların kaybolması, yıpranması, ulaşılamaz hale gelmesi gibi sorunlar oluşmaz.
5- işlemlerin elektronik ortamdayapılması ile işlem hızı artarak, zamandan ve personelden tasarruf sağlanır.
6- Kurumda işlem yaptıracak kişi ve kurumların işlemlerinin hızlı bir şekildeyapılması sağlanır. (Vatandaş memnuniyeti)
7- Evraklar elektronik ortamda hazırlanıp gönderileceği için posta masrafları ve diğer posta işlemlerine gerek duyulmaz. Daha hızlı ve daha güvenli evrak transferi sağlanır.
8- Kurumda işlem yaptıran kişi ve kuruluşların, işlemlerinin her aşamasını elektronik ortamda takip edebilmelerini sağlar.
9- imza sahiplerinin, imzalayacakları evrakları yer ve zamana bağlı kalmaksızın, internet erişimi olan heryerden ve her zaman ulaşabilmelerine ve evrakları imzalayabilmelerine olanak sağlar.
10-Belirlenen tarih aralıklarında personel performans değerlendirmesinin anlıkolarakyapılmasınaolanaksağlar. 11- E-Devlet altyapısı sayesinde sisteme dahil olan tüm kurumlar ile tam bir entegrasyon sağlanabilecek, bu sayede kurumlar arası iletişim elektronik ortamda anlık olarak gerçekleştirilebilecektir.